Fancoil bakım ihalesi: teknik şartnamede neler olmalı?

Kategori: Sektörler · Güncelleme: 4 Kasım 2026 · YOİ Mühendislik teknik ekibi

Fancoil bakım şartnamesi neden bu kadar önemli?

Fancoil bakım şartnamesi, bakım işini kimin alacağını ve işin nasıl yapılacağını belirleyen tek belgedir. Belirsiz bir şartnamede "fancoil'lerin bakımı yapılacaktır" gibi bir cümle, bir firmanın filtre silkeleyip geçmesine de, bir başkasının batarya, tava, motor ve vana kontrolü yapmasına da aynı anda uyar. Teklifler bu yüzden karşılaştırılamaz hâle gelir ve iş teslim alınırken anlaşmazlık çıkar.

Bu yazı, kamu kurumları, hastaneler, üniversiteler, plazalar ve site yönetimleri için hazırlanacak teknik şartnamede bulunması gereken başlıkları toplar. Hukuki ve idari hükümler (ihale usulü, teminat, yeterlik belgeleri vb.) kurumun kendi mevzuatına ve ihale birimine aittir; kamu alımlarında bu konular Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği çerçevesinde düzenlenir. Biz burada işin teknik tarafına odaklanıyoruz.

1. Kapsam ve cihaz envanteri

Şartnamenin temeli, bakımı yapılacak cihazların eksiksiz listesidir. Teklif verecek firma cihazları görmeden bile işin büyüklüğünü anlayabilmelidir.

2. Bakım periyodu ve takvim

Periyot, binanın kullanımına göre belirlenmelidir. Şartnamede yalnızca "yılda X kez" yazmak yerine, bakımların hangi aylarda yapılacağı ve sezon geçişleriyle ilişkisi tanımlanmalıdır:

• Soğutma sezonu öncesi ve ısıtma sezonu öncesi bakımlar
• Sezon içinde filtre kontrolü için ara ziyaretler (gerekiyorsa)
• Okul, yurt ve üniversitelerde tatil dönemine denk getirme
• Hastane, otel gibi kesintisiz kullanılan binalarda kat/blok bazlı aşamalı plan
• Bakım takviminin yükleniciden belirli bir süre içinde yazılı olarak istenmesi

3. Her bakımda yapılacak işler listesi

Şartnamenin en önemli bölümü budur. İşler ölçülebilir ve kontrol edilebilir şekilde yazılmalıdır:

Her bakımda doldurulacak form örneği için fancoil bakım formu yazımıza bakabilirsiniz.

4. Parçalı mı, parçasız mı?

Tekliflerin karşılaştırılamaz olmasının en büyük nedeni bu ayrımın net yapılmamasıdır. Şartnamede şu sorular açıkça cevaplanmalıdır:

• Filtre, kondansatör gibi sarf niteliğindeki parçalar bakım bedeline dahil mi?
• Motor, kart, aktüatör, drenaj pompası gibi parçalar dahil değilse nasıl fiyatlanacak (birim fiyat listesi, ayrı onay, piyasa araştırması)?
• Muadil parça kullanılabilir mi; hangi şartlarla ve kimin onayıyla?
• Değişen parçaların eskileri idareye teslim edilecek mi?

Orijinal ve muadil parça kararları için orijinal mi muadil mi yazımız, şartnameye yazılacak kriterler konusunda fikir verebilir.

5. Arıza müdahalesi ve süreler

Periyodik bakımın yanında, dönem içinde çıkan arızalara nasıl müdahale edileceği de tanımlanmalıdır: arıza bildirimi hangi kanaldan yapılacak, yüklenici bildirimden sonra hangi süre içinde yerinde olacak, mesai dışı çağrıların nasıl ele alınacağı ve geçici çözümle kalıcı çözüm arasındaki süre. Süreler idarenin ihtiyacına göre gerçekçi belirlenmeli; ulaşılamayacak süreler yazmak teklifleri yapay olarak yükseltir ya da uygulanmayan bir hükme dönüşür.

6. Raporlama ve kayıt

• Her cihaz için doldurulmuş ve imzalı bakım formu
• Ölçüm kayıtları (motor akımı vb.) ve tespit edilen arızaların listesi
• Önerilen parça değişimleri ve öncelik sırası
• Gerekirse bakım öncesi/sonrası fotoğraf
• Dönem sonu özet raporu: yapılan işler, açık kalan arızalar, öneriler

7. İş güvenliği ve yetki belgeleri

Şartnamede yüklenicinin iş sağlığı ve güvenliği yükümlülükleri, yüksekte çalışma ve elektrikle çalışma kuralları, personelin İSG eğitimleri ve kişisel koruyucu donanım kullanımı yer almalıdır. Hizmet kalitesi için TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi gibi belgelerin istenip istenmeyeceği kurumun tercihine ve ihale mevzuatına bağlıdır; istenecek belgeler ihale dokümanında açıkça yazılmalıdır.

8. Kabul ve kontrol

Bakımın kabulü için idare adına kontrol teşkilatı, örnekleme yöntemi (ör. her kattan belirli cihazların açılıp kontrol edilmesi), formların teslimi ve eksik işlerin giderilme süresi tanımlanmalıdır. Kabul kriteri ne kadar somutsa, iş o kadar düzgün yapılır.

Örnek ihaleleri nereden incelersiniz?

Kamu ihalelerinin ilan ve dokümanlarına EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinden ulaşılabilir. Örneğin Erciyes Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi'nin "Asansör ve Fan-Coil Cihazları Bakım Onarım Hizmet Alımı" ihalesi (İKN 2026/92353) ihale takip sitelerinde listelenmektedir. Benzer ihalelerin teknik şartnamelerini incelemek, kendi şartnamenizde atladığınız başlıkları görmenin iyi bir yoludur.

Kurum ne yapar, yüklenici ne yapar?

Kurumsal bakım hizmetimiz için kurumsal fancoil bakımı sayfamıza, genel bakım kapsamı için fancoil bakım ve ana sitemizdeki fancoil bakımı sayfasına bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

İlgili sayfalar

İlgili yazılar